在日常工作中，尤其是在人事管理、档案转移或单位调动等情况下，常常会遇到需要开具“调档函”的情况。调档函是用于从原单位或人才市场提取个人人事档案的正式文件，具有法律效力。因此，在办理调档函时，必须准备好相应的材料，以确保流程顺利进行。

首先，申请人应携带本人有效身份证件。这是最基本的材料之一，用于核实身份信息。身份证复印件通常也需要准备一份，以便存档和核对。此外，如果本人无法亲自办理，可以委托他人代办，但需提供授权委托书及代办人身份证原件和复印件。

其次，工作单位或新接收单位的相关证明文件也是必不可少的。例如，新的用人单位出具的接收函、录用通知书或工作合同等，这些文件能够证明调档的必要性和合法性。有些单位还可能要求提供加盖公章的介绍信或调档申请表，具体可根据当地人才中心或档案管理部门的要求而定。

另外，个人档案的存放单位也会影响所需材料的种类。如果档案存放在人才交流服务中心或人社局，可能需要填写《调档申请表》并附上相关证明；若档案在原单位保管，则需由原单位出具调档证明，并加盖公章。部分地方还可能要求提供户口本、社保缴纳记录等辅助材料，以确认个人身份与工作关系的真实性。

在准备材料的过程中，建议提前与目标单位或档案管理部门沟通，了解具体的流程和所需文件清单，避免因材料不全而耽误时间。同时，注意材料的完整性和规范性，确保所有文件清晰可辨、内容准确无误。

总之，开具调档函虽然看似简单，但涉及多个环节和不同部门的配合。只有充分准备、按流程操作，才能高效完成调档手续，保障个人档案的安全与顺利转移。对于初次办理此类事务的人士来说，提前了解相关规定和流程是非常必要的。