【最新公司档案管理制度】在现代企业管理中，档案管理作为一项基础性、支撑性的工作，对于保障企业正常运营、提升管理效率、维护合法权益具有重要意义。为了进一步规范公司内部档案的收集、整理、保管、使用与销毁流程，确保各类资料的安全性、完整性和可追溯性，特制定本《公司档案管理规范》。

本制度适用于公司所有部门及员工，涵盖行政、人事、财务、项目、合同、技术、会议记录等各类档案资料。通过统一标准、明确职责、加强监督，全面提升档案管理水平，为企业发展提供坚实的信息支持。

一、档案管理原则

1. 统一管理：公司设立专门的档案管理部门或指定专人负责档案工作，确保档案工作的系统化和规范化。

2. 分类归档：根据档案性质和用途进行科学分类，便于查找与使用。

3. 安全保密：涉及公司机密或个人隐私的档案应严格管理，防止泄露。

4. 定期检查：对档案进行定期清点、检查，及时发现并处理问题。

5. 依法销毁：对已无保存价值的档案，按照国家相关法律法规进行合规销毁。

二、档案的收集与整理

1. 各部门应及时将工作中形成的文件、报告、合同、审批单等资料归档，确保资料的完整性与及时性。

2. 档案应按类别、时间、项目等进行编号，并建立目录清单，方便检索。

3. 电子档案与纸质档案应同步管理，确保数据一致，防止信息丢失。

三、档案的保管与使用

1. 档案应存放在专用档案柜或存储设备中，保持环境干燥、通风、防潮、防火。

2. 非授权人员不得擅自查阅或调取档案，确需查阅时应履行审批手续。

3. 外部单位或个人借阅档案，须经公司高层批准，并签订保密协议。

四、档案的移交与销毁

1. 员工离职或岗位变动时，应按规定办理档案交接手续，确保资料不流失。

2. 对于超过保存期限或无继续保存价值的档案，由档案管理人员提出申请，经相关部门审核后，按程序进行销毁。

3. 销毁档案时应有两人以上在场监督，确保销毁过程安全、彻底。

五、附则

本制度自发布之日起施行，由公司行政部负责解释和修订。各部门应认真学习并严格执行，共同推动公司档案管理工作迈上新台阶。

通过本制度的实施，公司将逐步建立起一套科学、高效、规范的档案管理体系，为企业持续健康发展提供有力保障。