【最新人事档案管理制度】在现代企业管理中，人事档案作为员工信息的重要载体，承载着员工的基本资料、工作经历、考核记录、奖惩情况等关键信息。随着企业规模的扩大和管理要求的提升，建立和完善一套科学、规范、高效的人事档案管理制度，已成为人力资源管理工作的核心内容之一。

本制度旨在明确人事档案的管理职责、归档流程、保管方式、使用权限及保密要求，确保档案信息的真实、完整与安全，为企业的招聘、晋升、绩效评估、薪酬发放等提供准确依据，同时保障员工的合法权益。

一、适用范围

本制度适用于公司所有正式员工、试用期员工及临时用工人员的人事档案管理工作。对于离职员工，其档案应按规定进行妥善保存或移交。

二、档案管理职责

1. 人力资源部门负责人事档案的统一管理，制定相关流程并监督执行。

2. 各部门负责人需配合人力资源部门，及时提供员工相关信息，确保档案内容的准确性。

3. 档案管理人员应具备良好的职业素养，严格遵守保密规定，不得擅自泄露或篡改档案信息。

三、档案内容

人事档案主要包括以下

- 员工基本信息（如姓名、性别、出生日期、身份证号、联系方式等）

- 学历证明、资格证书、培训记录

- 劳动合同、岗位调整记录

- 考核结果、奖惩记录

- 离职手续及相关文件

四、档案归档与更新

1. 新员工入职时，须填写《员工信息登记表》，由人力资源部门统一归档。

2. 员工在任职期间，如有职务变动、晋升、奖惩等情况，相关部门应及时将相关材料提交至人力资源部，确保档案内容实时更新。

3. 员工离职后，其档案应按规定保存一定年限，具体期限根据国家法律法规及公司政策执行。

五、档案使用与查阅

1. 人事档案仅限于公司内部相关人员在授权范围内查阅，严禁外借或私自复制。

2. 员工本人可申请查阅自身档案，需经人力资源部门审批后方可进行。

3. 档案查阅应做好登记，注明查阅人、时间、用途等信息，以备后续核查。

六、档案保管与安全

1. 人事档案应存放在专用档案柜内，实行专人专管，确保物理安全。

2. 档案室应配备必要的防火、防潮、防盗设施，定期检查档案保存状况。

3. 对于电子档案，应采取加密存储、权限控制等措施，防止数据泄露。

七、档案销毁与移交

1. 对于超过保存期限且无继续保留价值的档案，应按照公司规定程序进行销毁，并做好记录。

2. 员工离职后，若公司不再保留其档案，应按照相关法律法规办理档案转移手续。

八、附则

本制度自发布之日起施行，由人力资源部负责解释和修订。各部门应认真学习并严格执行，确保人事档案管理工作有序、规范、高效地开展。

通过建立健全的人事档案管理制度，不仅有助于提升企业的人力资源管理水平，也有助于构建更加透明、公正、合规的企业文化环境。