【公司外贸部门业务管理制度(标准版)】为规范公司外贸部门的业务操作流程，提升整体运营效率与服务质量，确保国际贸易活动的合规性与可持续发展，特制定本《公司外贸部门业务管理制度（标准版）》。本制度适用于公司所有涉及外贸业务的部门及员工，旨在统一管理流程、明确职责分工、强化风险控制，并推动企业国际化战略的有效实施。

一、总则

1. 适用范围

本制度适用于公司外贸业务的各个环节，包括但不限于客户开发、订单处理、合同签订、产品出口、物流安排、报关清关、结算收款、售后服务等。

2. 基本原则

外贸业务应遵循合法合规、诚信经营、高效运作、风险可控的基本原则，确保公司在国际市场中的良好形象与持续发展。

3. 管理目标

通过制度化管理，实现外贸业务流程标准化、操作规范化、信息透明化，提高对外贸易的整体效率与质量。

二、组织架构与职责分工

1. 外贸部门设置

公司设立专门的外贸部门，负责公司全部外贸业务的统筹与执行工作。该部门下设市场开发组、订单管理组、单证组、客户服务组等职能小组。

2. 岗位职责

- 外贸经理：全面负责外贸业务的管理工作，协调内外部资源，制定并落实年度外贸计划。

- 市场开发人员：负责客户开发、市场调研、展会参与及商务洽谈等工作。

- 订单管理人员：负责订单接收、确认、跟踪及生产协调。

- 单证人员：负责进出口单据的制作、审核与提交，确保符合国际贸易惯例和相关法律法规。

- 客户服务人员：负责客户沟通、售后问题处理及客户关系维护。

三、业务流程管理

1. 客户开发与跟进

外贸人员应定期进行市场调研，拓展潜在客户资源。对新客户需建立档案并进行信用评估，确保合作安全。

2. 订单处理流程

- 接收客户询盘或订单后，应及时确认产品规格、数量、价格、交货期等关键信息；

- 签订正式合同前，须由法务及财务部门审核合同条款；

- 订单确认后，及时与生产、仓储等部门协调，确保按时交付。

3. 单证管理

所有进出口单据必须按照国际贸易惯例及海关要求准确填写，确保资料完整、真实、有效。单证人员需定期检查单据完整性与合规性。

4. 物流与报关

外贸部门应与物流公司保持良好沟通，合理选择运输方式，确保货物安全、准时到达。同时，配合报关代理完成相关手续，避免延误或损失。

5. 结算与收款

根据合同约定的方式进行款项结算，确保资金安全。对于信用证付款方式，需严格按信用证条款执行，防止因不符点导致拒付。

6. 售后服务与客户维护

外贸人员应定期回访客户，了解产品使用情况，收集反馈意见，及时处理客户投诉与问题，提升客户满意度与忠诚度。

四、风险管理与合规要求

1. 风险防范机制

建立外贸风险预警机制，针对汇率波动、政策变化、客户信用等问题制定应对预案，降低业务风险。

2. 合规经营

外贸业务必须遵守国家及国际相关法律法规，严禁从事走私、逃税、虚假贸易等违法行为，确保公司经营合法合规。

3. 数据安全与保密

外贸业务中涉及的客户资料、订单信息、合同内容等均属商业机密，未经授权不得泄露，防止信息外泄带来的损失。

五、绩效考核与激励机制

1. 绩效考核指标

外贸部门员工的考核应结合销售额、客户满意度、订单完成率、单证准确性等多项指标，客观评价工作成效。

2. 激励机制

对于表现突出的员工给予奖励，包括奖金、晋升机会、培训支持等，激发团队积极性与创造力。

六、附则

1. 本制度自发布之日起施行，由公司外贸部门负责解释与修订。

2. 各相关部门应认真学习并严格执行本制度，确保外贸业务有序、高效开展。

3. 如遇国家政策调整或公司业务发展需要，本制度将适时进行修订和完善。

公司外贸部门业务管理制度（标准版） 是公司对外贸易工作的基本依据，是保障公司外贸业务健康发展的制度保障。希望全体员工认真贯彻执行，共同推动公司外贸事业不断迈向新的高度。