【告知书格式】在日常工作中，告知书是一种常见的正式文书，用于向相关方传达重要信息、通知事项或说明情况。它通常具有一定的法律效力或参考价值，因此在格式和内容上都需要严谨、规范。本文将详细介绍告知书的基本格式及写作要点，帮助读者更好地掌握这一文书的撰写方法。

一、告知书的基本结构

1. 标题

告知书的标题一般为“告知书”三个字，也可根据具体内容添加副标题，如“关于XX事项的告知书”。标题应简洁明了，直接反映告知内容。

2. 收件人/对象

明确告知的对象，如“致全体职工”、“致相关单位”等，确保信息传递准确无误。

3. 正文部分

正文是告知书的核心内容，应包括以下几部分：

- 背景说明：简要说明告知的原因或背景，让收件人了解为何需要此告知。

- 告知事项：详细列出需告知的具体内容，如政策变化、工作安排、注意事项等。

- 相关依据：如有相关政策、法规或文件支持，应注明依据来源，增强说服力。

- 执行要求或建议：对收件人提出具体要求或建议，明确后续操作步骤。

4. 落款与日期

在正文结束后，需注明发文单位或负责人，并签署日期。例如：“特此告知。”或“此致”。

二、告知书的写作原则

1. 语言简洁明了

告知书应避免使用复杂句式和专业术语，尽量用通俗易懂的语言表达，确保所有接收者都能理解。

2. 逻辑清晰，层次分明

内容应按照“背景—事项—要求”的顺序展开，使读者能够迅速抓住重点。

3. 语气正式但不失礼貌

作为正式文书，告知书应保持庄重、严肃的语气，同时也要体现出对收件人的尊重。

三、常见类型举例

- 行政告知书：如政府部门发布政策调整通知。

- 企业告知书：如公司内部人事变动、规章制度更新等。

- 法律告知书：如法院送达诉讼材料或律师函等。

四、注意事项

- 告知书应严格遵守相关法律法规，不得包含虚假或误导性信息。

- 如涉及敏感内容，应提前进行审核，确保内容合法合规。

- 告知书可采用书面形式或电子形式，视具体情况而定。

总之，一份合格的告知书不仅要有规范的格式，更要有清晰的内容和严谨的态度。通过合理的结构设计和恰当的语言表达，可以有效提升信息传达的效果，确保各方及时了解并作出相应反应。